¿Cuánto tiempo hay que conservar las cartas de porte CMR?

Al cabo del tiempo, el papel –y en particular las cartas de porte CMR de miles de viajes realizados- ocupa en mi oficina tanto espacio que nos va a obligar a salirnos, o a alquilar un trastero solo para almacén. ¿Cuándo voy a poder destruirlas, con la seguridad de que ya no las voy a necesitar?

Respuesta: hay varios plazos a respetar para esta conservación, porque la carta de porte CMR sirve en varios ámbitos jurídicos.  
 
La carta de porte CMR, no sólo es el documento en que consta y prueba la existencia del contrato de transporte y sus exactos términos y condiciones, sino que además sirve como documento de control ante la Administración pública, e incluso como documento tributario, a efectos de IVA, etc. Y cada uno de estos diversos ámbitos normativos,  de Derecho público o de Derecho privado, tiene su propio plazo, desgraciadamente no coordinados entre sí, y menos aún unificados.
 
Lo que nos obliga a ir examinando los mismos, uno a uno.
 
Empecemos por el puramente mercantil, o sea, como documento del contrato de transporte internacional de mercancías por carretera. El Convenio CMR, que dedica numerosos artículos a la carta de porte –datos y cláusulas a incluir en ella, funciones que cumple, etc.- en ningún lugar indica cuánto tiempo hay que conservarla, una vez finalizado el servicio, o sea, entregada la mercancía a su destinatario. Por tanto, hay que acudir al plazo máximo en que puede ser hecha una reclamación, o sea, al plazo de prescripción de reclamaciones (art. 32). Que, a su vez, no es único, pues depende de qué clase de reclamación se esté hablando –o sea, el motivo de la misma- y de quién hace la reclamación y contra quién. En general, es de un año, pero este año empieza a contar de distinta manera: si se trata de pérdida parcial, daño o retraso, desde el día en que se entregó la mercancía; pero si se trata de pérdida total, desde treinta días desde la terminación del plazo de transporte acordado –lo que en la práctica convierte en un plazo de trece meses– o a falta de éste, desde los sesenta días de la recogida de la mercancía en el lugar de origen –en la práctica, por tanto, catorce meses-; finalmente, en todos los demás casos (incluyendo las reclamaciones del transportista, por ejemplo, para pago del porte) a partir de los tres meses del establecimiento del plazo de transporte –por tanto, quince meses-.
 
Pero eso no es todo. Si hubiera dolo o culpa equivalente a dolo –por parte del transportista o del usuario (por ejemplo, por renuencia injustificada a pagar el precio de un servicio perfectamente cumplido), entonces aumenta a tres años. La incertidumbre viene de no saber a priori si hay tal dolo o culpa equivalente, pues, pese a que el reclamante lo alegue, solo el Juez o Junta Arbitral de Transporte, al final del pleito o proceso arbitral, tras la correspondiente prueba de lo sucedido (los hechos), etc., determina si lo hubo o no.

 
Eso, en cuanto a las relaciones comerciales. Pero además la carta de porte sirve como documento de control ante la Autoridad de transporte (art. 222 del ROTT). La Orden FOM/2861/2012 de 13 Diciembre 2012 dice que la carta de porte sirve como tal documento de control si incluye los datos que ella misma enumera –además de los que prevé la legislación mercantil, NIF de cada empresa participante en la operación de transporte y matrícula del vehículo utilizado-, y también dice que en viajes internacionales, la carta de porte CMR, bajo tales requisitos, sirve como documento de control (art. 2.2). Pues bien, según esa misma Orden las empresas están obligadas a conservas esas cartas de porte a disposición de la Inspección de Transporte durante un año (art. 9.1).
 
Además, dado que la carta de porte puede ser requerida por la Agencia tributaria como justificante de ingresos o de gastos –o del pago de impuestos, como el IVA, etc.-, se deberá tener en cuenta también la Ley General Tributaria (Ley 58/2003, de 17 Diciembre), que establece un plazo de prescripción de cuatro años (art. 66, también art. 189.2 y concordantes –diez años para comprobación de las bases o cuotas: art. 66bis.2-).
 
En fin, para prevenir una posible reclamación extracontractual –o sea, por tercero, ajeno al contrato de transporte-, por ejemplo, por daños que cause el vehículo a otros usuarios de la vía, dueño de las instalaciones donde se carga o se descarga, etc., el plazo de prescripción general es de cinco años (Código Civil, nuevo art. 1964).
 
Por tanto, para “curarse en salud” y prever las diversas coyunturas ante las que una empresa transportista puede necesitar una carta de porte CMR, recomendaríamos se conserven durante el plazo más largo de los referidos, es decir, cinco años (si hay “riesgo” de comprobación por el Fisco, diez).
 
Este quebradero de cabeza –y este problema de espacio físico que el enunciado de la pregunta con razón plantea- se puede resolver fácilmente utilizando la carta de porte electrónica –eCMR, que, como  simple registro electrónico no ocupa espacio físico, sino solo un volumen insignificante de memoria en nuestro ordenador, o en un simple disco duro portátil, que llevamos en el bolsillo.

Francisco Sánchez-Gamborino
Doctor en Derecho.
Abogado especialista en transporte.

Vicepresidente de la Comisión de Asuntos Jurídicos de IRU.

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PREGUNTAS

1. ¿Quién debe emitir materialmente la carta de porte CMR?
2. ¿Qué debe hacerse si, al llegar a cargar al lugar de origen, el conductor observa que le entregan menos mercancía o distinta, de la que expresa la carta de porte, o en malas condiciones?
3. Si surgen impedimentos durante el transporte, o a la llegada a destino, ¿puede el transportista actuar como crea oportuno o debe comunicarlo a su cliente pidiéndole instrucciones?, ¿Qué sucede si pedir esas instrucciones, o cumplirlas, le supone un gasto?
4. La carta de porte electrónica –eCMR-, ¿cumple las reglas y exigencias del Convenio CMR?, ¿Tiene la misma validez legal que la tradicional sobre papel?
5. ¿Qué debe hacer un transportista que recibe una reclamación por daños, pérdida o retraso?
6. ¿Corresponde al transportista o al usuario realizar las operaciones de carga, estiba y sujeción de la mercancía en el lugar de origen, y sus inversas en el lugar de destino?
7. ¿Puede mi cliente descontarme portes alegando que hubo daños o pérdidas en la mercancía, en el mismo / en distinto viaje a que corresponden esos portes?
8. ¿Tiene el transportista derecho a que el cargador le reembolse el importe de las multas que pague?
9. La carta de porte electrónica –“eCMR”-: ¿Puede favorecer al transportista respecto a la de papel, que hemos venido usando toda la vida?, ¿Hay ya alguna experiencia en su uso por empresas españolas?
10. ¿Puede una carta de porte CMR –en principio, prevista como prueba del contrato mercantil de transporte–, servir también como documento de control administrativo? ¿Y una carta de porte CMR electrónica (eCMR)?
11. Una carta de porte CMR tradicional es una hoja DIN A4 con muy poco espacio en sus casillas para insertar cláusulas. ¿No podría hacerse un contrato aparte, más extenso y detallado, sobre todo con clientes habituales?
12. ¿Qué acuerdos incluir en la carta de porte CMR?
13. ¿CMR en transporte intermodal?
14. ¿Se aplica el Convenio CMR a los contenedores?
15. ¿Portes debidos, como “imposición”?
16. ¿La “acción directa”, también en CMR?
17. ¿Reclamar portes de un transporte CMR, si temo una contra-reclamación por daños?
18. ¿Una reserva en el CMR prueba el daño?
19. ¿Si el destinatario rechaza la mercancía, la devuelvo a origen?
20. ¿La factura de la mercancía en un transporte CMR, obliga a indemnizar su valor?
21. ¿Cuándo estoy obligado a suscribir un seguro CMR?
22. ¿Un seguro CMR, obliga a mi asegurador a pagar el daño?
23. En transporte CMR, ¿debo asegurar el daño medioambiental?
24. Transporte CMR, ¿exceso de temperatura o mala estiba?
25. En régimen CMR, ¿puede el destinatario reclamar contra el transportista?
26. Una carta de porte CMR/eCMR, ¿para países que no hayan firmado el Convenio?
27. ¿Cuánto tiempo hay que conservar las cartas de porte CMR?
28. En transporte CMR, si mi cliente no me paga ¿puedo retener su mercancía?
29. ¿Puedo usar una eCMR  ante una Junta Arbitral o un Juzgado?
30. ¿Cómo terminar con el problema del “garabato” en las cartas de porte CMR?

  • Cinco años, aunque el problema se resuelve fácilmente usando cartas de porte electrónicas eCMR.
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